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Auteur: Admin
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Date: Juin 5, 2015
Temps: 21:04:10 | 4 années depuis

Comment maintenir employé dossiers du personnel sans violer le droit du travail et du travail


fichiers de personnel d'entretien organisés est important pour chaque entreprise. Non seulement les lois fédérales et de l'Etat exigent que les entreprises de garder une trace de certains documents, la tenue des dossiers permettra également à l'entreprise de mieux évaluer la performance d'un employé. Il pourrait également être un facteur de protection contre l'employeur la responsabilité pour les litiges. Voici une introduction sur la façon dont les employeurs peuvent conserver les dossiers du personnel, conformément à la législation du travail et la main-d'œuvre.

  • Maintenir deux fichiers pour chaque employé - dossiers personnels et autres documents. Label chaque dossier avec le nom de l'employé (dernier nom, prénom, initiale). Record personnel dans le dossier, mettre tous les documents relatifs à la description de cet employé en particulier cartes, évaluation de la performance, contrat d'avantages sociaux, des rapports de mesures disciplinaires, et des records de fréquentation de travail. Il sera utile si vous utilisez les cartes pour chaque type d'enregistrement. Mettez tous les fichiers de dossiers personnels de vos employés dans un endroit sûr, disposés dans le dossier alphabétique.
  • Déposer les dossiers médicaux et les formulaires d'assurance séparément. Placez les dossiers pour le médical et l'assurance dans les installations de stockage séparé des dossiers du personnel. Les dossiers médicaux devraient inclure les résultats de l'examen physique, les restrictions de travail des médecins-commandé, un congé de maladie de temps, les demandes d'indemnisation, ainsi que les dossiers de tests de drogue et d'alcool. ADA ou Americans with Disabilities ont des règles strictes pour la conservation de ces documents confidentiels. Les employeurs visés par l'ADA devraient fournir un espace de stockage sécurisé à accès restreint.
  • Conservez tous les formulaires I-9 dans un dossier et prêt pour l'inspection. Remplissez ce formulaire vérification de l'admissibilité de l'emploi pour tous les employés qui ont été autorisés par le US Citizenship and Immigration Services à travailler aux États-Unis. Parce que le gouvernement peut demander à consulter ces documents, à protéger la vie privée de votre dossier par la saisie de tous les I-9 formes dans un dossier séparé.
  • Créer une politique écrite pour le stockage, l'accès et la diffusion de l'information sur la confidentialité des documents. Pour éviter toute contestation, les irrégularités dans la tenue des dossiers, et de faciliter la formation, les procédures pour une entreprise de conserver tous les dossiers du personnel doivent être écrite. Il doit être clair qui a accès à des fichiers spécifiques. Vous devez désigner un département ou d'une personne pour gérer et conserver tous les dossiers d'emploi. Assurez-vous que l'attribution est bien formé dans les lois étatiques et fédérales relatives à la gestion des fichiers dépendants. Les employeurs qui offrent des plans de santé sont également tenus de se conformer aux restrictions de la Loi sur la responsabilité et la portabilité d'assurance maladie. Outre l'affectation des gens de personnel pour la gestion des documents et la création de politiques de garder cette information confidentielle, mandats HIPAA également les employeurs à créer des outils pour informer leurs employés de leurs droits à la vie privée.


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Une fois que vous avez créé un bon système de classement, la tenue des dossiers des employés ne serait plus une tâche fastidieuse. Nous vous recommandons de lire et de suivre ces dossiers de suppression des données qui est incorrect, pertinent, ou pas à jour périodiquement. Parce que les lois varient d'un État à l'autre, il sera utile de conserver une copie des lois de l'Etat relatives au dossier tout en restant dans le lieu dans lequel stocker tous les dossiers.

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